Die Einführung der DSGVO sorgt aktuell auch bei Veranstaltern und Event-Dienstleistern für sorgenvolle Gesichter. Zuerst geht es immer um eine verantwortungsvolle Nutzung von Teilnehmerdaten aus Veranstaltungen. Auch wenn es sich dabei oft um Geschäftsbeziehungen zwischen Firmen handelt, wird es eher selten sein, dass eine anonymisierte Einladung an eine allgemeine Adresse geschickt wird. Dieser Sonderfall ist nicht von der DSGVO erfasst und kann umgesetzt werden, solange die Adressdaten aus einer öffentlich zugänglichen Quelle stammen und keine persönlichen Daten Anwendung finden.

Es macht also keinen Unterschied, ob wir Sie als als Geschäftspartner oder privat einladen. Einladungen per E-Mail: Diese sind noch möglich an einen aktiven Geschäftspartner, sowie an Kontakte, zu denen eine geschäftliche Beziehung bestand, oder an jemanden, von dem wir aktiv eine Visitenkarte erhielten. Möglich sind auch Adressaten, die man von dritter Seite bekommt, wenn garantiert wurde, dass deren Zustimmung zur Einladung vorliegt. Die anonyme Abfrage von Begleitungen ist unkritisch, wenn im Einladungsrücklauf lediglich nach der Anzahl der Begleiter gefragt wird.

Einladen? Wie machen wir das jetzt?

1 – Wir fragen Sie persönlich.
2 – Per Post ist erlaubt.
3 – Im Rahmen Ihrer Rückmeldung oder unseres persönlichen Kontaktes kann dann die Zustimmung zu einer Maileinladung geregelt werden.

Worum geht es eigentlich, wenn wir Sie informieren möchten?

1 – Einladungen zu Veranstaltungen der eventgalerie_f2
2 – anlassbezogene Schreiben der eventgalerie_f2

Foto- und Videoaufnahmen

Grundsätzlich fallen auch Foto- oder Videoaufnahmen unter die personenbezogener Daten. Damit gelten ebenso für diese die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung. Bei öffentlichen Veranstaltungen kann man davon ausgehen, dass diese Veranstaltungen dokumentiert werden und das Foto- bzw. Videomaterial veröffentlicht wird. Als Veranstalter von Events wird man bereits in der Einladung oder im Eingangsbereich der Veranstaltung einen Hinweis positionieren, dass Foto- und/oder Videoaufnahmen gemacht werden. Damit steht es jedem Gast theoretisch frei, die Veranstaltung unter Berücksichtigung dieser Information gegebenenfalls nicht zu besuchen. Bei Ausstellungseröffnungen oder „open house“- Einladungen werden wir Sie also wie folgt informieren:

„Auf der Veranstaltung werden Film- und Tonaufnahmen sowie Fotos gemacht, mit deren auch späteren Verwendung Sie sich durch den Besuch der Veranstaltung einverstanden erklären.“

Zudem werden wir Fotografen, Presse, etc. nochmals informieren, dass sie die mündliche Zustimmung der abzubildenden Personen einholen müssen, bevor die Aufnahmen gemacht werden. Wenn diese Zustimmung erfolgt, kann davon ausgegangen werden, dass diese Personen mit der Veröffentlichung der Aufnahmen einverstanden sind.

Transparenz, Fairness, Rechtmäßigkeit, Richtigkeit, Zweckbindung

Persönliche Daten müssen immer rechtmäßig, transparent und fair verarbeitet werden. Auch uns ist das wichtig. Ihre Daten dürfen bei uns nur rechtmäßig und für die festgelegten Zwecke verwendet werden. Sie können sich sicher sein, dass wir Ihre Zustimmung zu einer Einladung nicht dazu benutzen, Sie mit Werbung und ungewünschten Newslettern zu kontaktieren.

Dennoch würden wir uns freuen, Sie regelmäßig bei uns begrüßen zu dürfen. Auf unserer Website finden Sie Informationen zu Neuigkeiten und unsere Kontaktdaten, falls Sie persönlich mit uns in Kontakt treten möchten. Die Bereitstellung Ihrer Daten hilft ab sofort für die weitere Kontaktaufnahme, Kommunikation und Zusammenarbeit. Weiteres regelt die Datenschutzerklärung.

Falls sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns. Auf eine gute Zusammenarbeit!

Foto: Weise/privat